Als overheid hebben we de plicht om inwoners zo goed en helder mogelijk te informeren (actieve openbaarheid).
Daarnaast heb je als inwoner of organisatie het recht om officiële documenten in te kijken, een kopie aan te vragen of uitleg te krijgen (passieve openbaarheid).
Wat is een bestuursdocument?
Een bestuursdocument is alle informatie waarover het lokaal bestuur beschikt, ongeacht de vorm. Dit kan papier, digitaal, beeld of geluid zijn. Voorbeelden zijn:
- schriftelijke documenten zoals beleidsnota’s, notulen van vergaderingen, omzendbrieven, contracten, vergunningen, e-mails, …
- statistieken en databestanden
- foto’s, beeldopnamen en audiobestanden.
Wat zijn de voorwaarden?
Alle bestuursdocumenten van Vlaamse overheden zijn in principe openbaar. Je kan ze inkijken, uitleg vragen of tegen betaling een kopie krijgen. Toch zijn er situaties waarin wij informatie niet zomaar mogen of kunnen delen:
- De vraag vraagt onredelijk veel opzoekwerk.
- De vraag is te vaag geformuleerd.
- Het document of dossier is nog niet helemaal klaar.
- Dossiers over specifieke personen of personeel, bevolkingsregisters, akten van de burgerlijke stand en het strafregister.
- Een aanvraag voor een omgevingsvergunning kun je pas bekijken nadat de vergunning is verleend (behalve tijdens een officieel openbaar onderzoek).
Elke weigering moet gemotiveerd worden en gebaseerd zijn op wettelijke gronden.
Hoe vraag je een inzage aan?
In je aanvraag staat duidelijk:
- je naam en adres
- het onderwerp en, als je dat weet, de specifieke naam van het document
- wat je precies wenst: inzage, uitleg of een kopie
- de reden van je aanvraag
Je bezorgt je aanvraag:
- via mail naar secretariaat@grobbendonk.be
- per post naar lokaal bestuur Grobbendonk, t.a.v. team HRM & Secretariaat, Boudewijnstraat 4, 2280 Grobbendonk.
Kosten
Voor een kopie op papier wordt een kleine vergoeding aangerekend.