Privacyverklaring

Verwerkingsverantwoordelijke:  

Lokaal bestuur Grobbendonk
Boudewijnstraat 4
2280 Grobbendonk
014 51 10 20
privacy@grobbendonk.be 

Informatieveiligheidsconsulent (DPO): 

Welzijnszorg Kempen, dienst informatieveiligheid
Antwerpseweg 1a bus 1
2440 Geel
informatieveiligheid@iok.be 

Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee iemand je kan identificeren, rechtstreeks of onrechtstreeks.

Rechtstreeks:  

• met je identiteitskaartnummer of rijksregisternummer weten we onmiddellijk dat jij het bent.

Onrechtstreeks:

• met je naam in combinatie van je adres, geboortedatum, leeftijd en/of geslacht kunnen we je herkennen.
• met je e-mailadres, telefoonnummer of zelfs IP-adres (het internetadres van je computer).
• met foto’s, beeldmateriaal en hun bijhorende gegevens (ook wel metadata genoemd) zoals locatie of tijdstip waarmee we iemand kunnen herkennen.

Persoonsgegevens zijn dus alle gegevens die we op de één of andere manier aan jou kunnen koppelen.

Als wij jouw gegevens verwerken, dan gaat dit onder andere over de onderstaande gegevens:

• identificatie-, contact- en bezoekgegevens (naam, e-mailadres, datum en tijd bezoek, telefoonnummer, bankrekeningnummer …)
• eventuele andere persoonsgegevens die ons worden meegedeeld (bv. beeldopnamen, andere contactpersonen,…)
• gegevens uit het Rijksregister
• eigenaarsgegevens uit het kadaster
• gegevens uit de Kruispuntbank Sociale Zekerheid
• gemeentelijke scholen: gegevens over leerlingen en hun ouders
• bibliotheek: identificatie-, contact- en bezoekgegevens, lenershistoriek
• ...

De types persoonsgegevens zijn opgenomen in ons register van verwerkingsactiviteiten, waarin alle verwerkingen zijn opgenomen die wij doen met persoonsgegevens.  Hierover willen we open en transparant zijn.

We gebruiken jouw gegevens nooit zonder reden. We doen dit alleen op basis van één van de volgende 5 juridische gronden:

• Je geeft ons toestemming om je persoonsgegevens voor een specifiek doel te gebruiken. We zullen je eerst goed informeren over wat die toestemming betekent, hoe je je toestemming eenvoudigweg weer kunt intrekken, met wie we je gegevens zullen delen en hoelang we van plan zijn om je gegevens bij te houden. Zo kan je je toestemming met kennis van zaken geven. Als je geen toestemming geeft om je persoonsgegevens te verwerken, worden je persoonsgegevens niet gebruikt voor dit doel, en heeft dit verder geen nadelige gevolgen.
  Een voorbeeld: Je geeft ons toestemming om je persoonsgegevens te gebruiken als je je inschrijft voor een nieuwsbrief.
• We verwerken je persoonsgegevens omdat je een overeenkomst bent aangegaan met het lokaal bestuur.
  Een voorbeeld: Je doet een beroep op de diensten van het woonzorgcentrum van het lokaal bestuur. Dan sluit je daarvoor vooraf een overeenkomst. Daarin staat onder andere ook waarvoor we je persoonsgegevens zullen gebruiken tijdens je verblijf in het woonzorgcentrum.  
• We verwerken je persoonsgegevens om te voldoen aan een wettelijke verplichting of opdracht uit Europese wetgeving, federale wetten of Vlaamse decreten en hun bijbehorende uitvoeringsbesluiten.
  Een voorbeeld: Team Mens & Welzijn is verplicht om gegevens van iedere inwoner op te nemen in het bevolkingsregister.
• We gebruiken je gegevens om een taak van algemeen belang te vervullen of om een opdracht van openbaar gezag uit te voeren. 
  Een voorbeeld: Het lokaal bestuur geeft gratis huisvuilzakken aan ieder Grobbendonks gezin. Er is geen wet die ons dat verplicht. Het lokaal bestuur doet dit gewoon in het algemeen belang van de inwoners van de gemeente.
• In bijzondere gevallen kunnen we je persoonsgegevens ook verwerken om je te beschermen. We doen dat wel alleen in hoogst uitzonderlijke, levensbedreigende noodsituaties of rampen.
  Een voorbeeld: Er is een dringende evacuatie nodig bij een noodsituatie.

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig is om onze taken uit te voeren. Vaak is de bewaring van persoonsgegevens verbonden aan wettelijke bewaartermijnen en deze zijn opgenomen in ons verwerkingsregister.

Soms zijn we wettelijk verplicht om gegevens langer te bewaren in ons archief. Het doel van de verwerking is dan wel veranderd naar ‘archivering voor algemeen belang’ en is niet meer het doel waarvoor we je gegevens eerst gebruikt hebben.

Jouw gegevens staan in een beveiligde omgeving die niet toegankelijk is voor het publiek.

We hebben alle verwerkingsactiviteiten van de processen waarin persoonsgegevens worden verwerkt, vastgelegd in een register.

In dit intern verwerkingsregister beschrijven we welke persoonsgegevens worden verwerkt en met welk doel. Ook wordt vastgelegd hoe de gegevens zijn beveiligd, of deze gedeeld worden met andere partijen,en hoe lang de gegevens bewaard worden.

Het verwerkingsregister wordt regelmatig bijgewerkt. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer een nieuwe wet ons verplicht persoonsgegevens te verwerken of een wet wordt aangepast, een dienstverlening wordt gestart of verandert, ...

Vraag inkijk in ons verwerkingsregister aan

Het lokaal bestuur Grobbendonk is de ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Dat wil zeggen dat wij bepalen welke gegevens we verzamelen en waarvoor. In juridische termen bepalen wij dus het ‘doel van de verwerking’. Maar dat betekent niet dat iedere medewerker van het lokaal bestuur zomaar toegang heeft tot alles. Je persoonsgegevens komen enkel bij de teams en de medewerkers die ze nodig hebben voor hun werk.

Voor een aantal specifieke opdrachten en diensten werken gemeenten samen met andere overheidsinstanties en/of buurgemeenten in intergemeentelijke samenwerkingsverbanden, onder andere met intercommunales.

We werken voor heel wat verwerkingen samen met allerhande leveranciers. Die bedrijven en organisaties kunnen persoonsgegevens verwerken in onze opdracht. Ze worden dan 'verwerkers' genoemd. Met al die verwerkers maken we strikte afspraken (een verwerkingsovereenkomst), om zo te verzekeren dat ze dezelfde hoge privacystandaarden gebruiken.

Soms is het lokaal bestuur niet de enige ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren bij gedeelde projecten met andere organisaties. Vaak zijn we ook wettelijk verplicht om bepaalde gegevens uit te wisselen met andere overheden, zoals de Vlaamse of de Federale instanties. Die organisaties worden dan 'ontvangers' genoemd. Als zij de persoonsgegevens echter verder willen verwerken, dan moeten zij ook voldoen aan alle voorwaarden van de AVG.

Anderen met wie persoonsgegevens gedeeld (kunnen) worden

Soms wisselt het bestuur persoonsgegevens uit met andere organisaties:

• om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, in geval van uitdrukkelijk verzoek van de gerechtelijke autoriteiten of politiediensten of wanneer dit noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang binnen een wettelijk kader.
• met andere overheden om je te ondersteunen en automatisch bepaalde diensten en/of voordelen toe te kennen waarop je wettelijk recht hebt zoals energiepremies, sociaal abonnement, en andere.

We zullen je persoonsgegevens nooit zomaar doorsturen of bekendmaken aan anderen. We doen dat enkel als je ons op voorhand daarvoor toestemming verleent of als er een wet is die ons daartoe verplicht. We hebben dan een duidelijke juridische basis.

De wetgeving schrijft voor dat er voor elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een Vlaamse instantie naar een andere Vlaamse instantie of naar een externe overheid een protocol moet worden opgemaakt.  In zo’n protocol worden afspraken gemaakt over die gegevensuitwisseling.  Voor sommige uitwisselingen vragen we een machtiging aan bij het Informatieveiligheidscomité.

Dit is het overzicht van onze protocollen en machtigingen: 

• Protocol N13 (Lierseweg)
• Protocol Quarantainehandhaving
• Protocol Vlaamse Huisvestingstool (VHT)
• Protocol Neteland: Gemeentelijke Administratieve Sancties
• Beraadslaging Vlaams Handhavingsplatform (VHP)
• Algemene machtigingen Federale Overheidsdienst
• Algemene machtiging van het Rijksregister
• Algemene beraadslaging VCMP nr. 03/2025 van 16 mei 2025

De Algemene Verordening Gegevensbescherming zorgt er voor dat je een aantal rechten krijgt bij de verwerking van persoonsgegevens.

Recht op inzage en gegevensoverdraagbaarheid

Je hebt het recht om je persoonsgegevens en de doelen waarvoor we ze verwerken in te kijken. Daarvoor vragen we wel een bewijs van jouw identiteit, zodat we zeker zijn dat we de persoonsgegevens aan de juiste persoon tonen.

Recht om jouw gegevens te verbeteren

Merk je dat lokaal bestuur Grobbendonk foute of onvolledige persoonsgegevens over jou heeft? Je hebt altijd het recht om ze te laten verbeteren.

Recht om jouw toestemming voor een bepaalde verwerking in te trekken

Heb je toestemming gegeven om je gegevens te gebruiken voor een bepaald doel, kan je deze op elk moment weer intrekken voor toekomstige verwerkingen.  De intrekking van jouw toestemming heeft geen invloed op reeds uitgevoerde verwerkingen. In de mate van het mogelijke proberen we echter ook de reeds uitgevoerde verwerkingen aan te passen.

Recht om vergeten te worden

In een aantal gevallen heb je het recht om je gegevens te laten wissen. Dat kan bijvoorbeeld:

• als we je persoonsgegevens niet langer nodig hebben voor de doelen waarvoor we ze eerst verwerkten
• als we je toestemming nodig hebben om ze te verwerken en je beslist om je toestemming in te trekken
• als je bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen andere gerechtvaardigde gronden zijn om de verwerking verder te zetten
• als wij, ondanks al onze inspanningen, je persoonsgegevens toch op een onrechtmatige manier zouden verwerken
• als we wettelijk verplicht worden om jouw gegevens te verwijderen

Recht op beperking van de verwerking, het recht op bezwaar en het recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming

Je hebt het recht om de verwerking te beperken:

• als je de juistheid van je persoonsgegevens betwist tijdens een periode die ons toelaat om de juistheid van je gegevens na te gaan
• als wij, ondanks al onze inspanningen, je persoonsgegevens toch op een onrechtmatige manier zouden verwerken, maar je liever niet hebt dat we je persoonsgegevens verwijderen
• als we je persoonsgegevens niet meer nodig hebben, maar je die wel nog nodig hebt voor een gerechtelijke procedure
• als je bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen andere gerechtvaardigde gronden zijn om de verwerking verder te zetten

Je hebt het recht om bezwaar te maken als we jouw persoonsgegevens verwerken voor onze taken van algemeen belang of onze opdrachten van openbaar gezag. Als je belangen, rechten en vrijheden zwaarder doorwegen dan de gerechtvaardigde gronden van het lokaal bestuur, of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering, zullen we stoppen met de verwerking van je persoonsgegevens.

De overheid bepaalt vaak zuiver op basis van een aantal kenmerken of je in aanmerking komt voor een iets (zoals een studiebeurs). Dit wordt dan ‘geautomatiseerde besluitvorming’ genoemd. Je hebt het recht om daar een menselijke tussenkomt in te vragen als dat voor jou grote gevolgen kan hebben, behalve:

• • als we jouw persoonsgegevens op die manier moeten verwerken volgens een overeenkomst die we met jou gesloten hebben
  • als dat wettelijk is toegelaten en jouw rechten en vrijheden daarbij beschermd worden
  • als je ons uitdrukkelijk toestemming verleent

Vul het aanvraagformulier in en stuur het per mail door naar privacy@grobbendonk.be. 

We bezorgen je zo snel mogelijk een antwoord: uiterlijk 30 dagen nadat we je verzoek en het bewijs van je identiteit ontvangen hebben.

Je rechten gebruiken kost jou normaal niets. Als je vraag buitensporig is of als je vaak dezelfde vraag stelt, kunnen we toch een vergoeding vragen of jouw verzoek weigeren.

De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn openbaar en worden live uitgezonden via onze website. Spreek je tijdens de zitting of word je genoemd? Dan kun je in de opname voorkomen.

Wil je, als niet-mandataris, liever niet herkenbaar in beeld of geluid komen? Laat dit dan vooraf aan ons weten. Verzoeken achteraf om niet herkenbaar in beeld of geluid te komen, worden beoordeeld door het bevoegde orgaan (college van burgemeester en schepenen of vast bureau) op basis van de proportionaliteit en de technische mogelijkheden.

De privacyverklaring van onze gemeentescholen vind je op www.klimopschool.be.

Heb je vragen, opmerkingen of klachten over jouw privacy? Neem dan contact op met onze informatieveiligheidscel via privacy@grobbendonk.be.

Je hebt altijd ook het recht om klacht in te dienen bij de Vlaamse Toezichtcommissie of bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.