Privacyverklaring bij sollicitaties

We hechten belang aan de bescherming van je privacy en de verwerking van je persoonsgegevens in het kader van de selectieprocedures.

We leggen in deze privacyverklaring uit waarom en hoe wij je persoonsgegevens als kandidaat verzamelen, hoe wij deze beschermen en hoelang wij deze bewaren. We bewaren deze gegevens zo veilig mogelijk en beschermen deze tegen verlies en onrechtmatig gebruik of toegang.

We verwerken je persoonsgegevens volgens de wetgeving over gegevensbescherming, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016.

Welke categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt?

Persoonsgegevens omvatten alle informatie die op jou betrekking heeft of je identificeert. Anonieme gegevens, zonder de mogelijkheid om je te identificeren, worden bijgevolg niet als persoonsgegevens beschouwd. We verwerken volgende gegevens uit je sollicitatie:

• persoonsgegevens (naam, adres, contactgegevens, rijksregisternummer, …)
• opleidingsgegevens en werkervaring
• persoonlijke identificatiegegevens, gegevens in verband met beroep en betrekking, gegevens in verband met opleiding
• gegevens betreffende de gezondheid (noodzakelijk voor redelijke aanpassingen van de selectieprocedure). 

In welk systeem worden je persoonsgegevens verwerkt?

Je persoonsgegevens worden via Lima, Syntegro en CV Warehouse verwerkt.

Je sollicitatie wordt geregistreerd door een medewerker van team HRM en gedeeld met de selectieverantwoordelijken en de juryleden van je specifieke selectieprocedure. De selectieprocedures zijn gebonden aan een deontologische code waardoor de vertrouwelijkheid van je gegevens wordt gegarandeerd.  

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

Als lokaal bestuur voeren wij de selectieprocedure uit en zijn we de verwerkingsverantwoordelijke van je persoonsgegevens. Het is echter wel mogelijk dat we voor bepaalde diensten een beroep doen op externe selectiekantoren. We bezorgen je gegevens dan aan die kantoren, zodat ze hun dienstverlening kunnen aanbieden. We sluiten daarvoor telkens een verwerkingscontract af om met hen ook de nodige afspraken te maken omtrent de naleving van de wetgeving over gegevensbescherming.

Als je vragen hebt over de manier waarop we je persoonsgegevens verwerken, kun je contact opnemen met onze data protection officer (DPO) via privacy@grobbendonk.be. 

Voor welk doeleinden en op basis van welke rechtsgrond worden je persoonsgegevens verwerkt?  

Je persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van je sollicitatie bij onze organisatie.

Krijg je de job? Dan gebruiken we je persoonsgegevens voor de opmaak van je personeelsdossier.

Als je niet onmiddellijk bij ons aan de slag gaat, kan je eventueel worden opgenomen in de werfreserve voor die functie. Werfreserves worden ook aangekondigd via onze vacatures. In de vacaturebeschrijving van de functie lees je wat de werfreserve inhoudt en hoelang ze geldig is.

We verwerken je persoonsgegevens voor de taken van algemeen belang en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Daarnaast verwerken we je persoonsgegevens ook omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een arbeidsovereenkomst of voor het sluiten van een arbeidsovereenkomst of statutaire tewerkstelling.  

Wie heeft toegang tot je persoonsgegevens?

De selectieverantwoordelijke van de procedure waar je aan deelneemt, de HR-contactpersoon en de juryleden van de organisatie die de vacature opstelt, zullen toegang hebben tot je persoonsgegevens. Dat gebeurt op een strikt ‘need-to-know’ basis in het kader van je sollicitatie.

We sturen je gegevens niet door naar derden, met de mogelijke uitzondering van externe selectie- of searchkantoren die soms bepaalde delen (bijv. assessment centers) of de volledige selectieprocedure opnemen. Als dit het geval is, worden je gegevens voor de duurtijd van 2 jaar in de databank opgenomen. Deze derde partijen leven ook de wetgeving over gegevensbescherming na.

Hoe lang worden je persoonsgegevens bewaard?

Ben je geselecteerd en ga je bij ons aan de slag? Dan worden je gegevens bewaard in een selectiedossier omdat deze informatie gedurende de hele loopbaan relevant kan zijn voor loopbaanstappen. Er wordt ook een personeelsdossier opgemaakt. Dit selectiedossier wordt tot 10 jaar na het einde van de arbeidsrelatie bewaard.

Zit je in een werfreserve? Dan worden je gegevens bewaard om je op de hoogte te houden van interessante vacatures. Je gegevens worden bewaard zolang de termijn van de wervingsreserve loopt.

Ben je niet geselecteerd en werd je niet opgenomen in een werfreserve? Dan bewaren we je gegevens voor een periode van 5 jaar. 

Hoe worden je persoonsgegevens beveiligd?

We zorgen voor passende en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beveiligen tegen enige vorm van verlies of onrechtmatige verwerking.

Wat zijn je rechten?

Via privacy@grobbendonk.be kan je een verzoek doen om:

• je persoonsgegevens in te kijken, te laten verbeteren en mogelijks wissen.
• een beperking of bezwaar aan te tekenen m.b.t. tot het verwerken of het doorgeven van je persoonsgegevens. 
• je toestemming in te trekken voor de gegevensverwerking van gevoelige gegevens voor zover van toepassing en slechts in de mate toestemming daartoe de enige rechtsgrond zou zijn. Dit heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen.
• de persoonsgegevens die je ons hebt verstrekt, te ontvangen om deze aan een andere verantwoordelijke door te geven (‘recht op overdraagbaarheid’ in geval gegevensverwerking berust op je toestemming of op een overeenkomst).
• een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, als je meent dat we niet in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming hebben gehandeld.  

Je ontvangt binnen de 30 dagen een schriftelijk antwoord van de functionaris voor gegevensbescherming. Die informeert je ook binnen één maand na de ontvangst van het verzoek over iedere weigering of beperking van het recht op inzage van de betreffende gegevens en de eventuele beperkingen hierrond. Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en van het aantal verzoeken kan die termijn, indien nodig, met nog eens twee maanden worden verlengd.